Accesos controlados de Información

Gestión electrónica de documentos

Por Alvaro López

Los sistemas DIGITALES (Alta&Digital) suelen estar basados en ordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de la información, hasta la reproducción del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de con acceso a internet. Su ventaja es que evitan la manipulación repetida de papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información en cuestión.

Estos sistemas se conocen como Document Image Processing (DIP) en los países anglosajones. Gestionan documentos mediante su imagen combinada con una descripción textual asociada a ella. De este modo los Alta&Digital permiten almacenar, recuperar y reproducir los documentos de una forma totalmente automatizada y sin desplazamiento al archivo de papeles, con estaciones de trabajo que utilizan espacios en al nube del internet.

Entre sus ventajas podemos destacar:

  • Ahorro de espacio, sin límite para guardar información por CÓDIGOS DIGITALES
  • Acceso de información en relación a los sistemas manuales y actuales
  • Posibilidad de múltiples criterios de recuperación de la información
  • Seguridad
  • Bajo costo de operación

La estación de trabajo básica

En un sistema integrado Alta&Digital podemos considerar cinco subsistemas:

  1. Entrada, compuesto por un escáner que se utiliza para digitalizar los documentos,
  2. Tratamiento y control, compuesto por cuentas de correo electrónicas que alimentar KARDEX y matrices de operación
  3. Almacenamiento, compuesto por CLAVES DIGITALES de acceso reestringido,
  4. Visualización y reproducción, para su consulta en cualquier parte del mundo

Además, casi todos los sistemas incluyen accesorios especiales para comprimir y descomprimir la imagen y algunos incorporan, opcionalmente, fax y correo electrónico, para su comentario, observación y detallado

Utilización

La gestión electrónica de documentos se articula en torno a dos ejes principales: un sistema de grabación/recuperación de la imagen/documento y otro de gestión de las descripciones textuales asociadas a los documentos, que constituyen el expediente y que contiene la parte referencial respectivamente.

  1. El proceso de trabajo comienza por la exploración del documento mediante un escáner,
  2. su digitalización y almacenamiento provisional en disco magnético.
  3. En esta fase, algunos sistemas permiten una cierta manipulación de la imagen: aumentos, reducciones y giros.
  4. Si se requieren otros cambios debe utilizarse un programa de gráficos.
  5. Una vez dada de alta una imagen, se procede a su descripción en una base de datos textual, de tipo documental o relacional.
  6. En la fase de descripción se crea un registro por cada documento o grupo de documentos y es en este registro donde se anotan los parámetros más importantes del documento, que servirán para su localización.
  7. Una vez verificada esta operación, se traslada la imagen o documento al subsistema que opera el expediente digital junto a su descripción asociada.
  8. Los índices se conservan y producen u código del expediente con sus diferentes niveles y claves de acceso
  9. Para la recuperación se consulta la base textual y una vez ha sido localizado el documento, se visualizan en un monitor de alta resolución.
  10. En caso necesario, se reproduce el documento sobre papel mediante una impresora láser.
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